Ausschrei­bungen von Verpfle­gungs­dienst­leis­tungen

Guten Appetit in Schulen, Kitas und Behörden.

Kindern und Erwach­senen in öffent­lichen Einrich­tungen ein leckeres, gesundes, ausge­wo­genes Essen bieten – zu vertret­baren Kosten: Das ist das Ziel von Ausschrei­bungen für Verpfle­gungs­dienst­leis­tungen. Was muss dabei genau berück­sichtigt werden? Wo gibt es Heraus­for­de­rungen?

Dienst­leistung oder Konzession – Schwel­len­werte beachten

Bei Verpfle­gungs­leis­tungen handelt es sich entweder um eine Dienst­leistung oder um eine Konzession.

Dienst­leistung:

Hier beschreibt der öffent­liche Auftrag­geber die gewünschten Leistungen möglichst genau und bezahlt dann den Auftragnehmer/die Auftrag­neh­merin.

Konzession: 

Hier besteht die Gegen­leistung entweder allein in dem Recht zur Verwertung der Dienst­leis­tungen oder in diesem Recht zuzüglich einer Zahlung (§ 105 GWB). Der Auftragnehmer/die Auftrag­neh­merin trägt das wirtschaft­liche Risiko ganz oder zu einem nennens­werten Anteil selbst.

Diese Unter­scheidung ist wichtig, da eine Dienst­leistung andere Schwel­len­werte hat als eine Konzession. Während bei einer Konzession ein Schwel­lenwert von 5.350.000 € gilt, müssen bei einer Dienst­leistung oberhalb von 214.000 € die Vorgaben des Gesetzes gegen die Wettbe­werbs­be­schrän­kungen und der Verga­be­ver­ordnung beachtet werden. Dann wird EU-weit ausge­schrieben – mit weiteren recht­lichen Vorgaben. Handelt es sich hingegen um soziale und andere besondere Dienst­leis­tungen, kann ein Schwel­lenwert von 750.000 € gelten. Unterhalb des Schwel­len­wertes gilt die Unter­schwel­len­ver­ga­be­ordnung.

Aussa­ge­kräftige Leistungs­be­schreibung erstellen

Die Leistungs­be­schreibung ist das Kernstück einer Vergabe. Auf ihrer Basis werden die Angebote ausge­wertet. Je mehr Festle­gungen in der Leistungs­be­schreibung getroffen werden, desto enger wird der Handlungs­spielraum für die Bieter und desto teurer können die Angebote werden. Nicht gefor­derte Leistungen werden von den Bietenden aller­dings auch nicht erbracht. Nicht spezi­fi­zierte Leistungen werden mit einer minimalen Leistung und mit geringst­mög­lichem Service angeboten. Das führt zwar in der Regel zu günstigen Preisen, erfüllt aber oft nicht die Erwar­tungen des öffent­lichen Auftrag­gebers.

Eine Leistungs­be­schreibung muss also alle Angaben enthalten, die für eine sorgfältige Kalku­lation eines Gebotes benötigt werden. Zum Beispiel diese:

  • Lage der Kommune
  • Anzahl der Schulen, Kinder­ta­ges­stätten.
  • Anzahl der zu verpfle­genden Personen
  • Zeitraum der Verpflegung
  • Gewünschtes Verpfle­gungs­konzept
  • Anfor­de­rungen an die Mahlzeiten
  • Ausstattung / Geräte
  • Allergien, mit Anzahl der betrof­fenen Personen
  • Entsorgung
  • Anzahl der Menülinien
  • Vegeta­risch, Vegan und religiöse Sonder­kost­formen
  • Anteil an Bio-Lebens­mitteln
  • Art der Zubereitung

Ausschrei­bungs­dauer festlegen

Ein EU-weites Verfahren hat eine Mindest­ver­öf­fent­li­chungs­dauer von 30 Tagen, ein natio­nales Verfahren eine angemessene Dauer. Beide Verfah­rens­arten müssen vollständig elektro­nisch abgewi­ckelt werden. Das Verga­be­ver­fahren muss aufgrund fakti­scher und recht­licher Anfor­de­rungen einem strikten Ablauf- und Zeitplan folgen. Im Zeitplan sollte die Kommune auch berück­sich­tigen, dass eventuell noch der Rat der Vergabe zustimmen muss. Ladungs­fristen für die Gremien und ein Zeitraum für das Erstellen der Ratsvorlage sollten bei der Ausschrei­bungs­dauer einge­plant werden. Aber auch extern muss ausrei­chend Zeit einge­räumt werden: So sollte sich auf die neue Situation einge­stellt werden können. Es muss eventuell Personal akqui­riert werden, Materialien beschafft und der Nahrungs­mit­tel­einsatz geplant werden. Daher sollte der Auftrag recht­zeitig vor Beginn der Auftrags­aus­führung erteilt werden.

Die Kommunal Agentur NRW berät und begleitet Städte und Gemeinden bei der Ausschreibung von Verpfle­gungs­dienst­leis­tungen. Mit einer selbst entwi­ckelten Leistungs­be­schreibung und fachlichem Know-how gelingt die Vergabe.

Ihre Ansprech­part­nerin:
Sabine Reichmann – Kommunale Beschaffung
Tel.: +49 211 430 77 274