Organisationsuntersuchung am Beispiel Bäder
Das Bäderwesen der Stadt Lage
In Lage kann man hervorragend schwimmen. In den Wintermonaten geht’s in das moderne Hallenbad, im Sommer stehen gleich mehrere Freibäder zur Auswahl. Rutschen, Sprungtürme, Startblöcke, Spielgeräte und ein umfangreiches Kursangebot runden das Schwimmvergnügen ab. Für diese vielfältigen Leistungen ist das Team des Bäderwesens der Stadt Lage zuständig. Bäderaufsicht, Reinigung, Kassendienst und Wartungsarbeiten sind typische Tätigkeiten. Diese werden jede Saison neu organisiert und mit dem vorhandenen Personalbestand abgedeckt. Mit einer Organisationsuntersuchung und Personalbemessung durch die Kommunal Agentur NRW sollte überprüft werden, wie gut der Bäderbetrieb die heutigen und zukünftigen Aufgaben erfüllen kann.
Organisationsuntersuchung
Bei einer Organisationsuntersuchung werden alle Prozesse eines Betriebes unter die Lupe genommen. Oberstes Gebot eines Bäderbetriebes ist die Sicherheit und Gesundheit der Badegäste. Deshalb standen auch diese Prozesse bei der Organisationsuntersuchung im Fokus. Neben der Aufsicht gehören dazu unter anderem eine einwandfreie Wasserqualität und die Hygiene.
Zum Projektbeginn konnten im Rahmen eines Auftaktgesprächs die Erwartungen besprochen und die Vorgehensweise erläutert werden. Bei einer umfassenden Bestandsaufnahme wurden anschließend Dokumente gesichtet, Interviews mit den Mitarbeitern geführt sowie alle Bäder besucht. Werden die gesetzlichen Anforderungen erfüllt? Wie sieht es im Vergleich zu anderen Bäderbetrieben aus? Auf Grundlage dieser Bestandsaufnahme führte die Kommunal Agentur NRW mit dem Team vor Ort eine Schwachstellenanalyse durch und erarbeitete Optimierungsvorschläge.
Personalbemessung
Im Bäderbetrieb arbeiteten zum Zeitpunkt der Untersuchung 12 Mitarbeiter (5 Vollzeit- und sieben Teilzeitkräfte) inklusive der Betriebsleitung. Arbeitszeitmodell ist ein Zwei-Schicht-Betrieb. Die Dienstpläne werden in Form von 5-Wochen-Plänen vom Betriebsleiter erstellt und den Mitarbeitern frühzeitig zur Verfügung gestellt. Die Kommunal Agentur NRW erstellte dafür eine Übersicht aller Aufgaben und Tätigkeiten. Neben der eigentlichen Personalstärke spielte dabei die Verfügbarkeit der Kräfte eine entscheidende Rolle. Dabei müssen alle Aufgaben während der Öffnungszeiten zu 100% erfüllt werden können. Außerdem wurde untersucht, ob die gegebenen Arbeitszeitmodelle die vorgeschriebenen Regelungen zu Arbeits- und Ruhezeiten befolgen.
Insgesamt konnte gezeigt werden, dass zwar im Freibadbereich für die Sommersaison zusätzliche Unterstützung in einem Bad notwendig ist, insgesamt aber die Personalsituation als ausreichend eingestuft werden kann. Wie allgemein in den Kommunalverwaltungen NRW stellt auch im Bäderwesen der Mangel an Fachkräften die Betriebe in der Zukunft vor große Herausforderungen. Für das städtische Bäderwesen heißt dies, sich rechtzeitig auf Personalwechsel einzustellen und Maßnahmen zu ergreifen. Auch deshalb fördert der Bäderbetrieb Lage Nachwuchskräfte: Jedes Jahr werden Ausbildungsplätze angeboten.
Externe Unterstützung bei der Organisationsstruktur
Angesichts der steigenden Anforderungen in den Kommunalverwaltungen ist es besonders wichtig, die eigene Organisationsstruktur zu untersuchen. Dies ist jedoch ohne externe Unterstützung oft nicht möglich. Die Kommunal Agentur NRW hat darum den Bäderbetrieb Lage bei dieser Aufgabe unterstützt.
So konnten zahlreiche Maßnahmen angestoßen werden. Für den Betrieb werden Risiken minimiert und ungenutzte Potenziale erschlossen. Führungs- und Unterstützungsprozesse werden weiter verbessert. Auch die Feststellung des richtigen Personalbedarfs trägt dazu bei, den Betrieb zukunftssicher zu gestalten.
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