In den kommenden Jahren erreichen mit den sogenannten Babyboomern die größten jemals verzeich­neten Geburts­jahr­gänge Deutsch­lands (1955 – 1969) das Renten- bzw. Ruhestands­alter. Für die Kommunen bedeutet dies, dass in den nächsten 20 Jahren fast 900.000 Beschäf­tigte oder 59 Prozent aller kommu­nalen Beschäf­tigten ausscheiden. Die Hälfte davon ist bereits über 55 Jahre, verlässt also bereits in der nächsten Dekade den öffent­lichen Dienst. Und nicht jede oder jeder Beschäf­tigte arbeitet bis zum Schluss, das tatsäch­liche Renten­ein­tritts­alter liegt bei etwa 64 Jahren.

Jetzt ist die Zeit, den tiefgrei­fenden perso­nellen Wandel in Kommunen und kommu­nalen Betrieben strate­gisch zu planen und entspre­chende Maßnahmen zu ergreifen. Gleich­zeitig sollten Struk­turen aufgebaut werden, um neue Beschäf­tigte für die zahlreichen vakanten Stellen zu finden und einzu­ar­beiten. Eine wesent­liche Rolle spielt dabei, das Wissen der aus Alters- oder anderen Gründen schei­denden Mitar­bei­te­rinnen und Mitar­beiter für einen lücken­losen Übergang zu sichern und weiter­zu­geben.

Die Kommunal Agentur NRW bietet hierfür zwei Konzepte zur schnellen und konkreten Maßnah­men­ent­wicklung an:

Pilot­projekt „Schnell­check Demografie“: Kommunen daten­ba­siert zukunftsfest machen

Basis des Schnell­checks sind vorhandene Perso­nal­daten zu ausschei­denden Mitar­bei­te­rinnen und Mitar­beitern, deren Positionen und Quali­fi­ka­tionen. In einem Pilot­projekt mit dem IT-Unter­nehmen Polyteia werden diese Parameter daten­schutz­konform aus den kommu­nalen Fachan­wen­dungen ausge­lesen und der Kommune aufbe­reitet zur Verfügung gestellt.

Dadurch können ohne Mehraufwand in der Daten­be­schaffung zukünftige Entwick­lungen mit verschie­denen Szenarien fachamts- und laufbahn­spe­zi­fisch abgebildet werden. Auf Basis der erstellten Prognosen fertigt die Kommunal Agentur NRW eine SWOT-Analyse an und entwi­ckelt aus den festge­stellten Stärken, Schwächen, Möglich­keiten und Gefahren passgenaue Maßnahmen, um die Verän­de­rungen im Perso­nal­stand als Chance zu begreifen und die Beschäf­tigten für die Zukunft fit zu machen.

Am Pilot­projekt können zunächst nur Kommunen teilnehmen, die ihre Daten mit dem Perso­nal­fach­ver­fahren P&I Loga aufnehmen. Alle anderen können wir jedoch auch unterstützen.

Onboarding, Nachfolge- und Wissensmanagement

Die Neube­setzung von vakanten Stellen bindet viel Zeit und sollte in einem struk­tu­rierten und verbind­lichen Prozess erfolgen. In einem ganztä­gigen Workshop analy­sieren die Teilneh­menden den bishe­rigen Prozess des Onboar­dings, von der Bewer­ber­an­sprache bis zur abgeschlos­senen Einar­beitung, und richten diese auf die Erfor­der­nisse eines breiten perso­nellen Wandels und die Bedürf­nisse neuer Mitar­beiter aus. Ziel ist eine Willkom­mens­kultur zu schaffen, die schnelles Einar­beiten fördern und eine frühzeitige Kündigung des neuen Mitar­beiters verhindern soll. Bei dem prozess­ori­en­tierten Verfahren werden Verant­wort­lich­keiten, Kommu­ni­ka­ti­onswege, Infor­ma­tionen und Aufga­ben­ver­teilung (von der Bereit­stellung des Arbeits­platzes, Erteilung von Software-Lizenzen bis zur fachspe­zi­fi­schen Einar­beitung) durch grafische Prozess­mo­del­lierung klar zugewiesen.

Steht fest, in welchen Organi­sa­ti­ons­ein­heiten wie viele Mitar­bei­te­rinnen und Mitar­beiter mit welchen Aufgaben und Ausbil­dungen ausscheiden, kann das Nachfol­ge­ma­nagement strate­gisch geplant werden. Gemeinsam mit Perso­nal­ver­ant­wort­lichen werden verschiedene Methoden darge­stellt, gesammelt und ein konkretes Maßnah­men­paket zur Sicherung von Wissen erarbeitet. Anhand indivi­dua­li­sier­barer Vorlagen (von der Rückgabe von Geräten, der daten­schutz­kon­formen Überleitung von E-Mails bis zum Wissens­transfer) wird das Ausscheiden geplant.

Gestalten Sie Ihr Perso­nal­ma­nagement von morgen, um dem demogra­fi­schen Wandel zukunfts­sicher zu begegnen. Sprechen Sie uns an!