Ausschreibungen von Verpflegungsdienstleistungen
Guten Appetit in Schulen, Kitas und Behörden.
Kindern und Erwachsenen in öffentlichen Einrichtungen ein leckeres, gesundes, ausgewogenes Essen bieten – zu vertretbaren Kosten: Das ist das Ziel von Ausschreibungen für Verpflegungsdienstleistungen. Was muss dabei genau berücksichtigt werden? Wo gibt es Herausforderungen?
Dienstleistung oder Konzession – Schwellenwerte beachten
Bei Verpflegungsleistungen handelt es sich entweder um eine Dienstleistung oder um eine Konzession.
Dienstleistung:
Hier beschreibt der öffentliche Auftraggeber die gewünschten Leistungen möglichst genau und bezahlt dann den Auftragnehmer/die Auftragnehmerin.
Konzession:
Hier besteht die Gegenleistung entweder allein in dem Recht zur Verwertung der Dienstleistungen oder in diesem Recht zuzüglich einer Zahlung (§ 105 GWB). Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin trägt das wirtschaftliche Risiko ganz oder zu einem nennenswerten Anteil selbst.
Diese Unterscheidung ist wichtig, da eine Dienstleistung andere Schwellenwerte hat als eine Konzession. Während bei einer Konzession ein Schwellenwert von 5.350.000 € gilt, müssen bei einer Dienstleistung oberhalb von 214.000 € die Vorgaben des Gesetzes gegen die Wettbewerbsbeschränkungen und der Vergabeverordnung beachtet werden. Dann wird EU-weit ausgeschrieben – mit weiteren rechtlichen Vorgaben. Handelt es sich hingegen um soziale und andere besondere Dienstleistungen, kann ein Schwellenwert von 750.000 € gelten. Unterhalb des Schwellenwertes gilt die Unterschwellenvergabeordnung.
Aussagekräftige Leistungsbeschreibung erstellen
Die Leistungsbeschreibung ist das Kernstück einer Vergabe. Auf ihrer Basis werden die Angebote ausgewertet. Je mehr Festlegungen in der Leistungsbeschreibung getroffen werden, desto enger wird der Handlungsspielraum für die Bieter und desto teurer können die Angebote werden. Nicht geforderte Leistungen werden von den Bietenden allerdings auch nicht erbracht. Nicht spezifizierte Leistungen werden mit einer minimalen Leistung und mit geringstmöglichem Service angeboten. Das führt zwar in der Regel zu günstigen Preisen, erfüllt aber oft nicht die Erwartungen des öffentlichen Auftraggebers.
Eine Leistungsbeschreibung muss also alle Angaben enthalten, die für eine sorgfältige Kalkulation eines Gebotes benötigt werden. Zum Beispiel diese:
- Lage der Kommune
- Anzahl der Schulen, Kindertagesstätten
- Anzahl der zu verpflegenden Personen
- Zeitraum der Verpflegung
- gewünschtes Verpflegungskonzept
- Anforderungen an die Mahlzeiten
- Ausstattung / Geräte
- Allergien, mit Anzahl der betroffenen Personen
- Entsorgung
- Anzahl der Menülinien
- vegetarisch, vegan und religiöse Sonderkostformen
- Anteil an Bio-Lebensmitteln
- Art der Zubereitung
Ausschreibungsdauer festlegen
Ein EU-weites Verfahren hat eine Mindestveröffentlichungsdauer von 30 Tagen, ein nationales Verfahren eine angemessene Dauer. Beide Verfahrensarten müssen vollständig elektronisch abgewickelt werden. Das Vergabeverfahren muss aufgrund faktischer und rechtlicher Anforderungen einem strikten Ablauf- und Zeitplan folgen. Im Zeitplan sollte die Kommune auch berücksichtigen, dass eventuell noch der Rat der Vergabe zustimmen muss. Ladungsfristen für die Gremien und ein Zeitraum für das Erstellen der Ratsvorlage sollten bei der Ausschreibungsdauer eingeplant werden. Aber auch extern muss ausreichend Zeit eingeräumt werden: So sollte sich auf die neue Situation eingestellt werden können. Es muss eventuell Personal akquiriert werden, Materialien beschafft und der Nahrungsmitteleinsatz geplant werden. Daher sollte der Auftrag rechtzeitig vor Beginn der Auftragsausführung erteilt werden.
Die Kommunal Agentur NRW berät und begleitet Städte und Gemeinden bei der Ausschreibung von Verpflegungsdienstleistungen. Mit einer selbst entwickelten Leistungsbeschreibung und fachlichem Know-how gelingt die Vergabe.
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