Personalentwicklung,
-gewinnung, -führung und -bemessung
Belegschaften werden älter, offene Stellen können in manchen Regionen nicht mehr rechtzeitig besetzt werden, Arbeitsplätze passen nicht immer zu den heutigen flexiblen Lebensformen: In diesem Komplex von Herausforderungen müssen kommunale Arbeitgeber ihre Personalfragen lösen. Beschäftigte kommen und bleiben nur, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. In diesem und dem nächsten Kommunalreport werden die wichtigen Themen erörtert zu Personalentwicklung, -gewinnung, -führung und -bemessung.
Personalentwicklung
Alles beginnt mit einem Personalentwicklungskonzept. Es beinhaltet die Bedarfs- und Einsatzplanung, berücksichtigt Fluktuation und Fehlzeiten. Solch ein Konzept sichert nicht nur den Mitarbeiterbestand, sondern zielt auch ab auf die Bindung des Einzelnen durch erhöhte Zufriedenheit und passgenaue Weiterbildung. Eine dienstleistungsorientierte Verwaltung sollte hierfür Prozesse standardisieren, um das Leistungs- und Lernpotential aller Beschäftigten zu erkennen, zu erhalten und zu fördern.
Nach einer Bedarfsanalyse werden die künftigen Ziele und Maßnahmen definiert. Zum Beispiel ein verbesserter Know-how-Transfer, eine Verringerung der Fehlzeitenquote, passgenaue Fort- und Weiterbildung, Job-Rotation, Vertretungslösungen, Partnerschaften mit Schulen. Dabei geht es immer auch um die Auswahl und Förderung künftiger Führungskräfte und um die Personalkosten. Moderierte Workshops mit Unterstützung der Kommunal Agentur NRW unterstützen bei der fachamtübergreifenden Analyse und weiteren Zielen.
Die einzelnen Elemente der Personalentwicklung sollten in einem ständigen Prozess ausgewertet und durch ergänzende Regelungen, Dienstanweisungen oder interne Vereinbarungen konkretisiert werden. So lassen sie sich an aktuelle Bedingungen anpassen.
Je enger Personalabteilung und Fachamt kooperieren, desto besser gelingt die Personalausstattung und -entwicklung. Schon bei der Erstellung eines Personalentwicklungskonzepts sollten Personalrat, Gleichstellungs- und Behindertenbeauftragte mit einbezogen werden.
Personalgewinnung
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen, die auch bleiben: Das muss das Interesse jedes kommunalen Arbeitgebers sein. Denn jede Stellenneubesetzung kostet Zeit und Geld. Die Kommunal Agentur NRW hat für den Abwasserbetrieb der Stadt Erkrath festgestellt: Für die Gewinnung eines neuen Beschäftigten von der Vorbereitung über die Auswahl bis zur Einstellung müssen 120 Stunden investiert werden. Dieser zeitaufwändige Prozess bindet Führungs- und Personalverantwortliche während des gesamten Auswahlverfahrens und belastet den Fachbereich mit fachfremden Aufgaben. Daher ist es unter anderem wichtig, potenzielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die richtigen Kanäle anzusprechen, um nicht Kosten für Bewerbungsportale zu erzeugen, auf denen sich die Suchenden nicht bewegen.
Darüber hinaus muss sich im Vorfeld über den Zuschnitt der neu zu besetzenden Stelle verständigt werden. Die aktuelle Stellenbeschreibung unterstützt dabei durch Nennung der geforderten Ausbildung, erwarteten Arbeitsvorgänge und inhaltlicher Grundlagen. So kann die Stellenbeschreibung entweder direkt für die Stellenanzeige umformuliert werden. Oder sie ist eine gute Basis, um die Stelle an neue Anforderungen anzupassen.
Der zeitintensivste und damit kostspieligste Teil der Gewinnung neuer Beschäftigten ist jedoch nicht die Stellenausschreibung und das Auswahlverfahren. Es ist die Einarbeitung, das so genannte Onboarding. Dafür wird vielfach jemand bestimmt, der die neue Kollegin oder den neuen Kollegen begleitet und unterstützt. Regelmäßige Abstimmungen, Beantwortung von Fragen, Überprüfungen der geleisteten Arbeit und stete Rückmeldungen helfen bei der erfolgreichen Einarbeitung. Dabei ist der Aufwand zu Beginn am größten. Bei einem angenommenen Einarbeitungszeitraum und einem täglichen Kontakt von ca. 1 Stunde, muss die Mentorin oder der Mentor neben der normalen Tätigkeit zusätzlich rund 300 Stunden aufwenden.
Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leisten im ersten Jahr etwa 30 %, im zweiten Jahr etwa 10 % weniger als die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen. Diese nicht-produktiven Zeiten summieren sich auf etwa 700 Stunden. Hinzu kommt weiterer Sachleistungsaufwand aus internen und externen Schulungen von rund 12 Tagen.
Auf Basis eines mittleren Verrechnungssatzes von ca. 60 €/Stunde kostet die Einarbeitung pro Stelle demnach 70.000 €. Eine gute Einarbeitung zahlt sich aus, da sie sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt und gleichzeitig dafür sorgt, dass Know-how transferiert und damit die Fehlerquote gesenkt werden kann.
Dies alles ist jedoch kein Selbstzweck, sondern Auftakt für eine dauerhafte Mitarbeiterbindung. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels in Berufen, bei denen die kommunalen Arbeitgeber in direkter Konkurrenz zur Privatwirtschaft stehen, ist ein attraktives Angebot gefragt. Naturgemäß sind gerade im öffentlichen Dienst die monetären Anreize über die tarifvertraglichen Bindungen begrenzt. Aber flexible Arbeitszeitmodelle, Weiterbildungs- und Karriereangebote oder ein gut organisierter Arbeits- und Gesundheitsschutz kommen bei der jungen Generation gut an.
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