Quali­täts­si­cherung bei Reini­gungs­leis­tungen einfach per App

Ko-CLEAN macht Kontrollen so komfor­tabel wie nie zuvor

Die Ausschreibung ist erfolg­reich abgeschlossen und der neue Dienst­leister beginnt mit der Reinigung. Der öffent­liche Auftrag­geber wünscht sich eine rekla­ma­ti­ons­freie und reibungslose Umsetzung. Leider zeigt sich häufig schon nach kurzer Zeit, dass das Ergebnis nicht den Erwar­tungen entspricht. Die Folgen: Rekla­ma­tionen und Unzufrie­denheit aufseiten der Nutzer, erheb­licher Arbeits­aufwand bei den zustän­digen Mitar­beitern, manchmal sogar negative Meldungen in der Lokal­presse. Ein Szenario, das jede Kommune gern vermeiden möchte.

Ausschreibung Reini­gungs­leis­tungen für mehr als
1
Kommunen in NRW
davon haben wir eine Quali­täts­si­cherung bei mehr als
1
NRW Kommunen imple­men­tiert
Seit 1996 über
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erfolg­reiche Referenzen
Vorgaben der DIN-Vorschriften

Die neue DIN 77400 „Reini­gungs­dienst­leis­tungen – Schul­ge­bäude – Anfor­de­rungen an die Reinigung“ weist bereits in Ihrer Einleitung auf die Notwen­digkeit der Überwa­chung der Qualität hin. Sie widmet ihr sogar ein eigenes Kapitel. Die Norm gibt vor, dass die Überwa­chung der Reini­gungs­qua­lität mit einem geeig­neten System sicher­ge­stellt werden muss. Sie fordert ein System, das den Regelungen der DIN 13549 „Reini­gungs­dienst­leis­tungen – Grund­an­for­de­rungen und Empfeh­lungen für Quali­täts­mess­systeme“ entspricht. Diese Forderung nach einer Quali­täts­messung gilt übrigens nicht nur für die Fremdrei­nigung, sondern auch für die Eigen­rei­nigung.

Regel­mäßige Kontrollen durch Kommune und Dienst­leister

Das Ergebnis der Reinigung ist neben den Leistungs­maßen, den einge­setzten Reini­gungs­kräften sowie den Reini­gungs­mitteln und -geräten abhängig von einer effizi­enten Kontrolle. Je regel­mä­ßiger kontrol­liert wird, desto eher wird das verein­barte Reini­gungs­er­gebnis erreicht. Diese Überprüfung geschieht zunächst durch den Auftrag­nehmer selbst. Für eine dauerhaft zuver­lässige Umsetzung der vertraglich verein­barten Reini­gungs­leistung muss jedoch auch der Auftrag­geber selbst Kontrollen durch­führen

Doch trotz vieler Kontrollen verbessert sich die geleistete Qualität des Dienst­leisters häufig nicht. 

Gute Reinigung – schlechte Reinigung?

Bei der Beurteilung der Reini­gungs­leistung zeigt sich häufig, dass Auftrag­geber und Dienst­leister eine unter­schied­liche Auffassung von Reinigung und Sauberkeit haben. Dies führt bei den Kontrollen immer wieder zu Diskus­sionen.

Zur Unter­stützung der Auftrag­geber gibt es hierzu verschiedene elektro­nische und analoge Systeme auf dem Markt. Doch auch damit ist das Problem noch lange nicht gelöst, da der Einsatz dieser Systeme nicht immer zu einem Konsens zwischen Dienst­leister und Kommune führt. Insbe­sondere wenn nach einem Schul­no­ten­system oder aber in Skalen gewertet wird.

Weitere Schwie­rigkeit externer Systeme ist, dass diese sich nur schwer an die Beson­der­heiten der Kommune anpassen lassen.

Um die Reini­gungs­leis­tungen objektiv zu messen, braucht die Kommune ein geeig­netes Instrument. Es sollte einfach in der geeig­netes Instrument. Es sollte einfach in der Handhabung und Umsetzung sein, da es sonst nicht langfristig genutzt wird. Weiterhin sollte es in Zeiten knapper Kassen die öffent­lichen Haushalte so wenig wie möglich belasten.

Ko-CLEAN – Reini­gungs­qua­lität per App überprüfen

Das webba­sierte Quali­täts­mess­system macht es Kommunen und anderen öffent­lichen Auftrag­gebern einfach, die Reini­gungs­qua­lität zu überprüfen. Ko-CLEAN erfüllt die gleichen Anfor­de­rungen wie die aktuelle, analoge Version unseres Quali­täts­mess­systems. So sind in dem neuen dynami­schen System auch die Raumdaten und detail­lierte Leistungs­ver­zeich­nisse hinterlegt. Alle wichtigen Unter­lagen sind in der App gespei­chert und so vor Ort verfügbar. Das hilft bei Meinungs­ver­schie­den­heiten zur Klärung.

Je nach Quali­täts­an­for­derung wird in der App festgelegt, wie viele Prüfungen es pro Gebäude geben soll, welche und wie viele zulässige Reini­gungs­mängel es gibt sowie weitere wichtige Aspekte. Über einen Zufalls­ge­ne­rator werden nur die Räume für eine Prüfung ausge­wählt, die am festge­legten Tag auch tatsächlich zur Reinigung anstehen. Die Liste mit den vorge­schla­genen Räumen kann in der App manuell an die Bedürf­nisse und aktuelle Situa­tionen angepasst werden.

Ko-CLEAN berück­sichtigt den gewünschten Quali­täts­standard

Die App kann indivi­duell an die Wünsche und Anfor­de­rungen des Auftrag­gebers angepasst werden. Mitar­bei­te­rinnen und Mitar­beiter können nach kurzer Einar­beitung Prüfungen per App sicher und einfach durch­führen. Auch besondere Umstände, wie eine Prüfung nach Nutzungs­beginn oder eine Reinigung während Instand­hal­tungs­ar­beiten, können berück­sichtigt werden.

Online und offline verfügbar

Kommune und Dienst­leister können so gemeinsam die Reini­gungs­leistung überprüfen und mit hochge­la­denen Fotos dokumen­tieren. Eine spezielle Software ist dafür nicht notwendig, der Zugriff ist sowohl online über einen Webbrowser als auch offline möglich. Die Dokumen­tation wird beim nächsten Online- Zugang automa­tisch übertragen. Ergänzt wird die App durch die Möglichkeit, die Prüfungen statis­tisch auszu­werten. Auch eventuelle Sanktionen können integriert werden. UnserQMS-System vereint eine hohe Anpass­barkeit und Flexi­bi­lität mit einer einfachen unkom­pli­zierten Handhabung und Umsetzung. Und das, ohne hohe Kosten zu verur­sachen. Im Rahmen der Begleitung eines Verga­be­ver­fahrens durch die Kommunal Agentur NRW ist eine kosten­re­du­zierte Integration von Ko-CLEAN in der Regel möglich.

Bedin­gungen juris­tisch geprüft

Die mit dem QMS verbun­denen Sanktionen tragen zu einer vertrags­ge­mäßen Leistungs­er­bringung bei. Sie sind geeignet, den Dienst­leister zur Erfüllung seiner vertrag­lichen Verpflich­tungen zu ermutigen und somit eine quali­tativ hochwertige Reinigung in den Objekten zu unter­stützen. Die entspre­chenden Rahmen­be­din­gungen und Parameter werden von einem Juristen überprüft und in die Ausschrei­bungs- und Vertrags­un­ter­lagen integriert. Mit Abgabe seines Angebotes erkennt der Bieter die Bedin­gungen des QMS an. Durch die klaren Vorgaben zum Bestehen der Prüfungen, ist das Durch­setzen der vertrag­lichen Sanktionen ohne großen Aufwand möglich.

Ihre Ansprech­part­nerin:

Sabine Reichmann – Kommunale Beschaffung
Tel.: +49 211 430 77 274